Ante una crisis inesperada como la pandemia por la COVID-19, la PMO se convierte en una entidad con recursos propios para acompañar a las organizaciones en su rápida adaptación a una realidad digital.
Las oficinas de proyecto (PMO) son las estructuras que más evolucionaron durante la última década, al adecuarse a los cambios y la aceleración que afrontamos en el siglo XXI. No solo se adaptaron a las necesidades del negocio, sino que también se acercaron a los niveles de decisión estrategia para brindar recursos y herramientas en estos tiempos de alta volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (VUCA).
En tres meses atravesamos una transformación digital que antaño hubiese tardado diez años. McKinsey denomina "efecto Quickening" a esta aceleración con implicancias de compleja consecuencia en los negocios. Es una interesante oportunidad para recibir soporte de las metodologías de Project Management y la coordinación, integración y ejecución de la estrategia que ofrecen las PMO con enfoque transformacional.
Según el Project Management Institute (PMI), durante el 2018, el 80 % de las organizaciones invirtieron en transformaciones significativas que involucran tecnologías disruptivas. Los ejecutivos saben que la viabilidad de estas iniciativas depende de las buenas prácticas de gestión de proyectos. En ese sentido, la PMO es relevante en el proceso de transformación digital, sobre todo, al incluir proyectos de la industria 4.0.
Transformación digital
La globalización y el desarrollo de tecnologías como el internet de las cosas (IoT), el cloud y el big data ya habían coincidido para brindar soluciones a las necesidades de los negocios. En ese sentido, muchos de los proyectos en la economía digital se han basado en integrar componentes técnicos como la conectividad, las plataformas, los licenciamientos y la seguridad.
La PMO ha llegado a tiempo para aportar flexibilidad, integración y criterios de priorización en la cartera de proyectos.
El portafolio de proyectos integra propuestas de tecnologías de la información (TI). Algunas veces también incluye proyectos de gestión del cambio, derivados de los procesos de la migración o de la necesidad de cambio en los procesos, organizados en procesos secuenciales y liderados por las respectivas áreas funcionales responsables.
Muchos ejecutivos saben que, con la llegada de la transformación digital, será imposible mantener las prácticas de gestión tradicionales. Por ello, debemos movernos y evolucionar con las prácticas de gestión. La PMO, como divulgadora de buenas prácticas, debe constituir la estructura central de este proceso.
Crisis como oportunidad
La nueva realidad nos ha encontrado con algunas tecnologías disponibles, pero en proceso de crecimiento, para afrontar la pandemia. Sin embargo, la urgencia por vivir en distancia social ha derivado en iniciativas que colapsaron sus capacidades actuales y ahora nos hallamos en pleno proceso creativo para resolver los desafíos, bajo estas nuevas circunstancias.
Miles de negocios pasaron de una atención presencial a desarrollar complicadas cadenas logísticas. Los sistemas educativos incrementaron de forma exponencial sus cursos en línea. Las empresas de servicios que ya tenían sistemas de atención a través de internet se vieron obligadas a investigar la data de sus negocios para sobrevivir o desarrollar nuevos productos o servicios.
Aportes invaluables
La PMO ha llegado a tiempo para aportar flexibilidad, integración y criterios de priorización en la cartera de proyectos. Las oficinas de proyecto tienen la ventaja de ser una respuesta única a una necesidad única y pueden aportar valor, al administrar la cartera con las propuestas adecuadas para la nueva realidad. Se priorizan los proyectos correctos para ejecutarlos de manera conveniente a lo que el negocio requiera.
Otra ventaja particular de la PMO es que se trata de una estructura adaptativa a cualquier sector de la economía. Así, los interesados en liderar oficinas de proyecto tienen una magnífica oportunidad de desarrollo transversal, mediante el aporte de valor a empresas del sector privado o gubernamentales.
La PMO es una organización con visión integral de los proyectos de la organización, ya que los observa desde varios frentes. En ese sentido, su nuevo rol es articular la integración de las nuevas tecnologías para facilitar el proceso de desarrollo y crecimiento organizacional. ¿Has utilizado las PMO en tu organización? Cuéntanos tu experiencia.
Escrito en colaboración con Rosario Chávez y publicado en Conexión Esan, disponible en: Conexión Exan.